Auditná správa
Získate ucelený pohľad na súčasný stav komunikácie, pomenovanie silných a slabých miest a vysvetlenie ich príčin a súvislostí.
Komunikačný audit
Zistite, čo vo vašej komunikácii funguje. A čo ju brzdí.
Pozrieme sa na komunikáciu vašej samosprávy ako na jeden celok. Od toho, ako vznikajú a putujú informácie vo vnútri úradu, až po to, ako ich dostávajú a vnímajú obyvatelia.
Možno poznáte niektorú z týchto situácií.
- 01
Komunikácia väčšinou iba reaguje.
Na plánovanie zostáva málo času a dôležité témy sa riešia až vo chvíli, keď ich treba zverejniť.
- 02
Informácie sa ku komunikácii dostávajú neskoro.
Hovorca alebo človek zodpovedný za komunikáciu nemá včas všetky informácie, ktoré potrebuje.
- 03
Nie je jasné, kto má čo komunikovať.
Vedenie, jednotlivé odbory a komunikácia nemajú spoločný postup ani jasne rozdelené úlohy.
- 04
Robíte veľa, ale k ľuďom sa to nedostáva.
Výsledky práce samosprávy, dôvody rozhodnutí alebo dôležité súvislosti zostávajú obyvateľom nejasné.
- 05
Tie isté komunikačné problémy sa opakujú.
Jednotlivé situácie sa vyriešia, ale ich príčina zostáva.
Audit nám pomôže oddeliť jednotlivé prejavy problému od jeho skutočných príčin.
Dobrá komunikácia nezačína pri zverejnenom príspevku.
To, čo obyvatelia nakoniec vidia na webe, sociálnych sieťach alebo v mestských novinách, je výsledkom toho, čo sa dialo oveľa skôr. Preto sa pri audite pozeráme na komunikáciu zvnútra aj navonok.
Vnútri samosprávy
Sledujeme napríklad:
- ako sa dôležité informácie dostávajú k ľuďom zodpovedným za komunikáciu,
- kto rozhoduje o tom, čo a kedy sa komunikuje,
- ako sú rozdelené úlohy a zodpovednosti,
- ako spolupracuje komunikácia s vedením a jednotlivými odbormi,
- kedy sa komunikácia zapája do dôležitých tém a projektov,
- ako sa komunikácia plánuje,
- aké pravidlá a postupy samospráva používa,
- ako je pripravená na náročné a krízové situácie.
Navonok
Pozeráme sa napríklad na:
- aké témy samospráva komunikuje a ktoré zostávajú nepovšimnuté,
- či sú informácie pre obyvateľov zrozumiteľné,
- ako samospráva vysvetľuje svoje rozhodnutia,
- či jednotlivé kanály plnia jasnú úlohu,
- ako spolu fungujú web, sociálne siete, mestské noviny a ďalšie kanály,
- či je komunikácia konzistentná,
- ako pracuje s rôznymi skupinami obyvateľov.
Ako audit prebieha
- 01
Spoznáme vašu situáciu
Na začiatku potrebujeme pochopiť veľkosť samosprávy, spôsob fungovania komunikácie a problémy, ktoré dnes riešite.
- 02
Pozrieme sa dovnútra
Zmapujeme procesy, tok informácií, kompetencie a spoluprácu ľudí, ktorí do komunikácie vstupujú.
- 03
Pozrieme sa na komunikáciu navonok
Vyhodnotíme používané kanály, obsah, zrozumiteľnosť, výber tém a spôsob komunikácie s obyvateľmi.
- 04
Spojíme zistenia
Pomenujeme, čo funguje, kde vznikajú problémy, čo ich spôsobuje a ktoré z nich majú najväčší vplyv.
- 05
Určíme ďalšie kroky
Výsledky prevedieme do konkrétnych odporúčaní a priorít pre ďalšie obdobie.
Potrebujeme pochopiť, prečo komunikácia funguje tak, ako funguje.
Potrebujeme vedieť, čo funguje → čo nefunguje → prečo problém vzniká → čo treba zmeniť → a čím má zmysel začať.
Po audite budete vedieť, čo riešiť ako prvé.
Výsledkom nemá byť správa, ktorá zostane odložená v priečinku. Zistenia prevedieme do konkrétnych odporúčaní a priorít, s ktorými môže samospráva ďalej pracovať.
Prezentácia výsledkov vedeniu
Kľúčové zistenia spoločne prejdeme a vysvetlíme tak, aby vedenie rozumelo nielen tomu, čo treba zmeniť, ale aj prečo.
Akčný plán na 6–12 mesiacov
Odporúčania zoradíme podľa priority. Budete vedieť, čo zachovať, čo zmeniť, čím začať a aké ďalšie kroky dávajú zmysel.
A čo potom?
Odporúčania môžete zaviesť vlastnými silami. Ak budete potrebovať pomoc s ich nastavením alebo s konkrétnou komunikačnou témou, môžeme na audit nadviazať poradenstvom.
Pozrieť poradenstvo →Chcete sa na svoju komunikáciu pozrieť ako na celok?
Napíšte nám, čo vo vašej samospráve momentálne riešite. Najskôr si ujasníme situáciu a následne navrhneme vhodný rozsah auditu.